旅行协调员在大型国际公司中的作用| airssist

2022年9月13日 | 机场服务

亚马逊、苹果、微软、Alphabet、特斯拉、谷歌和其他全球性公司等拥有巨额收入的大公司都很重视出差的重要性，因为出差是为了最终确定业务合作关系和会议、销售会议、大会、出差和其他许多目的，对公司的成功起着非常重要的作用。
大公司的首席执行官、业务主管、所有者、区域经理、项目经理和讨论制定者可能会每月出差多次，有时甚至会在同一天出差多次，以安排重大业务事宜，当然，他们缺乏时间来计划行程，从预订机票到预订酒店住宿、交通、安排会议……等等。
这时，旅行经理和旅行协调员的作用就体现出来了，他们要让公司团队的企业旅行成功且富有成效。
让我们深入了解这些差旅协调员的职责，以及能帮助差旅代理轻松、快速、明智地协调公司商务旅行的最佳工具。

全球公司首席执行官和业务主管的差旅协调重点

1- 机票预订

预订顶级航空公司直飞航班的商务舱，中间不会有任何停顿，这让首席执行官和业务主管的旅行更加舒适，并能通过不受限制的 Wi-Fi 随时了解工作动态。然后，旅行协调员将通过电话或电子邮件与首选航空公司取得联系。通过传递员工的所有信息，包括姓名、联系方式，必要时还包括护照信息，她会为员工制定航班时间表

出差频率可能因公司业务性质而异。在这种情况下，差旅协调员会联系每位员工或其行政助理，以确定所有必要的差旅要求。

2- 优先考虑安全和卫生问题

差旅协调员的工作要求非常高，尤其是在 COVID-19 之后恢复商务旅行之后，为了保持团队的效率和健康，差旅经理必须在大流行前的责任和新的义务之间取得平衡。以下是今年的企业差旅高峰如何改变差旅经理的工作
出差总是要在紧迫的时间内完成不同的任务，因此，任何因意外受伤而发生的中断都会耽误工作，给组织造成巨大损失。
为此，差旅经理们现在正在寻找不同的解决方案，以保持社交距离、消毒、避免拥挤，并减少旅行中任何接触的机会。
airssist 服务是避免在机场发生任何接触的最佳解决方案！因为 airssist 服务允许旅客使用快速通道办理登机手续、安检和入境手续，避免在拥挤的人群中排长队。
这也将帮助商务旅客在几分钟内完成所有机场手续，而不是等待数小时。我们的迎宾员将护送公司旅客完成所有机场旅程，并让他们进入机场商务休息室，在那里他们可以放松身心，轻松完成工作。
airssist 的服务遍及全球所有机场，因此旅行协调员不必浪费时间为每次旅行/机场寻找服务提供商，他们可以联系我们 airssist 的全天候团队，他们将在全球范围内安排服务。

3- 旅行证件和要求

每个国家都有不同的旅行规定。有些国家距离稍远，有些国家则在欧洲。由于许多国家现在允许旅客在没有必要的免疫接种或 PCR 的情况下入境，因此旅行协调员总是会咨询其首席执行官和业务主管的目的地政府网站，以了解更多信息和最新更新。

4- 为企业寻找最佳私人机场运输车辆

对于商务旅客来说，找到可靠的交通工具和合格的司机至关重要。旅行协调员会优先考虑司机，因为司机对该地区的道路非常熟悉，可以帮助他们节省时间，避免拥堵。
在 airssist，我们将便利和舒适放在首位。在一个陌生的城市，您不必再为乘坐公共交通工具而迷失方向。乘坐宽敞、现代、优质、时尚的汽车环游世界吧。

5- 生产力解决方案

对于商务旅客来说，时间就是金钱，因为他们需要利用每一分钟来完成交易和管理项目。因此，在机场排队浪费时间是不可取的。
此外，在道路交通上浪费时间也是他们不愿意看到的。
这就是为什么差旅经理总是致力于预订礼宾服务，以方便企业团体差旅，如进入机场贵宾室、预订贵宾航站楼或机场迎接服务，以及预订由专业司机提供的豪华轿车运输服务。

6- 酒店和住宿

由于许多企业差旅人员没有太多时间，因此差旅协调员负责在商务差旅人员会议和工作场所附近的高档酒店寻找最优惠的住宿，并组织酒店预订。

7- 为团队和首席执行官安排会议日程

首席执行官的日程和工作量都非常繁重。因此，差旅协调员可以制定议程，向首席执行官提供任何必要的背景信息，在会议前准备好各项要求。他还必须确保首席执行官了解自己的每日行程，以便她可以准时到达并了解他需要去的地方。

8- 食品和基本要素

说到饮食，差旅经理负责组织膳食，并与酒店和餐厅安排相当一部分种类繁多的食物和各种菜单，以防有贵宾到来。

9- 定期接受可持续发展理念

随着可持续发展成为全球组织的基本要素，商务旅客对绿色交通方式的要求也越来越高。根据上述 SAP 的分析，63% 的受访者表示他们会选择对生态负责的旅行方式，如减少停留时间和缩短飞行时间。在对供应商或场地进行排名时，这可能会对差旅经理的程序产生影响。

10- 账单

不同的组织在采购如何计费方面有不同的问题。当公司规模很大时，每个部门都可能有自己的成本中心或预算，并从中支付费用。所有差旅费用都必须由差旅协调员进行跟踪和记录，然后向相关部门开具账单。
有几种方法可以做到这一点。一些企业使用 Arriba 等采购软件。还有一些企业使用特定部门的企业信用卡。还有一些企业可能只需从一个账户进行采购，到月底时，平衡所有支出，记入每个部门的贷方或账单。

差旅协调员的顶级在线资源列表

优秀的差旅协调员应具备最高效的工作流程，将所有管理人员的所有数据和信息导入系统，使成功成为现实目标。这包括任务管理和费用管理。以下是每位旅行协调员都需要利用的 4 个网络资源。

1- Booking.com

在 Booking.com 应用程序中，您可以找到很棒的酒店或公寓优惠，并在几分钟内完成预订。您还可以通过该应用程序预订航班、租车等。

2- Skyscanner

无论您身在何处，都可以随时随地搜索世界各地的航班、酒店和租车优惠。您还可以在一个地方比较和预订您最喜爱的旅游品牌，从而节省时间和金钱。

3- Airssist

对于所有差旅协调员来说，与 airssist 合作一定不会后悔，因为它可以在全球 700 多个机场为商务旅客和公司员工提供各种特殊服务。
其中一项服务就是使用机场贵宾室，贵宾室经常备有各种免费设施，如高档食品和小吃、库存齐全的酒吧、现代化的淋浴设施、快速 Wi-Fi、充足的电源插座、舒适的工作空间等。可在Android和 iOS 上使用

4- Flight Track 5

对于 VVIP 来说，跟踪他们的航班是旅行社的一项重要任务。知道他们何时降落、飞机在哪里以及何时到达非常重要。
Flight Track 5 是一款移动应用程序，可让您跟踪所有航班数据，甚至在空中跟踪航班。是严肃的旅行协调者的必备工具。

5- TravelPerk

对于员工来说，预订公司差旅可能非常困难。他们从一个地方跳到另一个地方，寻找最实用、最舒适的住宿，以符合公司的预算限制。
TravelPerk 将全球最大的旅行库存整合到一个地方，从而解决了这一问题。TravelPerk 将众多航空公司、酒店、火车等整合到其控制面板和移动应用程序中，就像您个人使用的网站一样，减少了团队需要访问的平台数量。

与 airssist 合作安排您的旅行

由于在线预订平台提供的全球机场礼宾 VIP 服务、机场迎接、司机和豪华轿车服务、VIP 候机楼等卓越服务，无数旅行协调人都推荐 airssist 为全球商旅人士提供机场服务方面的最佳协助，并获得高分。
值得注意的是，airssist 被提名为 2022 年世界奢侈品大奖的机场礼宾服务奖。我们非常自豪地宣布，airssist 尊重并珍惜您的宝贵时间。他们的服务旨在提升艰难的机场之旅，并通过将其转变为轻松舒适的真正奢华体验来创造个性化的机场体验。